Dane osobowe mogą być udostępniane na żądanie, ale tylko w przypadkach, gdy istnieje ku temu podstawa prawna – zarówno wtedy, gdy żądanie pochodzi od osoby prywatnej, jak i od instytucji czy podmiotu.
Kiedy można udostępnić dane osobowe na żądanie?
Ogólna zasada:
Zgodnie z RODO (art. 6 ust. 1), przetwarzanie – w tym udostępnianie danych osobowych – jest zgodne z prawem tylko wtedy, gdy opiera się na jednej z podstaw prawnych. W przypadku udostępnienia danych najczęściej chodzi o:
- obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c),
- realizację prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f),
- zgodę osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a).
Wniosek o udostępnienie danych – co musi zawierać?
Aby wniosek mógł zostać rozpatrzony, musi być odpowiednio sformułowany i zawierać następujące elementy:
- Dane identyfikujące wnioskodawcę
- Imię, nazwisko (lub nazwa firmy/instytucji),
- adres,
- dane kontaktowe.
- Podstawa prawna żądania
- Wskazanie konkretnego przepisu, który daje prawo do żądania danych
- lub prawnie uzasadniony interes. Trzeba wykazać tzw. prawnie uzasadniony interes (np. potrzeba wytoczenia powództwa, obrona przed roszczeniem, ustalenie autora naruszenia dóbr osobistych itp.).
- Cel żądania danych
- Po co wnioskodawca chce uzyskać dane (np. do dochodzenia roszczeń, w celu obrony przed roszczeniem, dla kontaktu z właścicielem pojazdu itp.).
- Zakres żądanych danych
- Jakie konkretnie dane są potrzebne (np. imię, nazwisko, adres, PESEL, nr telefonu).
Kiedy można odmówić udostępnienia danych?
Dane osobowe nie mogą być udostępnione, jeśli:
- nie istnieje odpowiednia podstawa prawna,
- żądanie nie spełnia warunków formalnych (brak celu, podstawy prawnej, uzasadnienia),
- zakres żądanych danych jest nieadekwatny do celu (naruszenie zasady minimalizacji danych),
- istnieje ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Przykład: Osoba prywatna żąda danych innej osoby
Osoba prywatna (np. sąsiad) prosi o udostępnienie adresu właściciela pojazdu, który uszkodził jego mienie. Taki wniosek można rozpatrzyć tylko jeśli wnioskodawca wykaże uzasadniony interes prawny (np. dochodzenie odszkodowania), a dane są niezbędne do tego celu.
Joanna Mikulczyńska – radca prawny | ekspert ds. ochrony danych osobowych
NK Legal Partners
